Auction tips (in Spanish)

Solicitamos a las Familias donar 3 Articulos para ser Subastados. Aqui hay algunas ideas para encontrar las donaciones, para que no tenga que comprar articulos para la Subasta.

Recomendaciones para hacerlo facil:

1. Escoja un negocio que Ud visite frecuentemente. Si el propietario o Gerente lo reconoce a Ud, es mas probable que acepte su pedido. Si su hijo frecuenta ese negocio, tambien lo pueden atender. Visite tiendas cerca a “Puerta Abierta”, ellos lo escucharan porque nuestras familias frecuentan esas tiendas.
2. Vaya en persona cuando no esten muy ocupados. Para Restaurantes 3pm a 5pm es recomendable.
3. Siempre pregunte por el dueno o el gerente, ellos pueden autorizar donaciones.
4. Hagalo Ya. Muchas instituciones de No Beneficio en Evanston hacen sus Subastas antes que nosotros. Necesitamos ser los primeros en visitar los negocios o tiendas.
5. Vea el mapa en la Escuela para evitar duplicar las visitas a los negocios o tiendas.
6. Traiga la carta de presentacion que lo autoriza, y dejela con la suma donada escrita, fecha y su firma si recibe en ese momento una donacion, o deje la carta con su nombre, direccion, y/o direccion electronica para que ellos lo puedan contactar directamente. Algunos negocios no puedan tener “Certificados de regalo”, traiga los certicados en blanco con Ud ( estan en el boletin informativo).
7. Si no obtiene una respuesta en ese momento, obtenga una fecha para regresar o llamelos si no oye de ellos.
8. Sea generoso y amable en agradecerles.
9. Tan pronto solicite una donacion ( sea la contestacion Si o No o puede ser ) MARQUE el negocio en su mapa. Si necesitara ayuda para continuar, por favor haganlo saber a Natalie.
10. Por favor no se olvide de obtener tarjeta, folleto o menu del negocio que hizo la donacion. Esto ayudara para nuestro Mercadeo.
    

Muestra de Presentacion : Enfatizar las palabras Negritas

Hola, Yo soy “su nombre” y soy un voluntario para la Escuela Puerta Abierta. Nosotros Somos una pre escuela localisada en la Iglesia Hemenway, en la Avenida Chicago, cerca a la calle Main. Estoy aqui porque vamos a tener una subasta silenciosa en la Primavera para ayudarnos a colectar fondos para Becas. Mas de un tercio de nuestros estudiantes califica para asistencia financiera, y todo el dinero que se colecte en la subasta se usara para becas de estudiantes. Seria Ud capaz de donar algo que podria ser subastado.

** pare y espere. No hay necesidad de decir mas. Frecuentemente, esto es todo lo que Ud tiene que decir para obtener una donacion.**

Beneficios por que los negocios deben donar.

* Si ubicacion es cerca a la escuela, enfatize nuestra ubicacion. Familias de Puerta abierta son sus clients.
* Mencione que Ud. escribira 1 o 2 parrafos acerca del negocio que los padres leeran.
* Mencione que ellos estaran soportando y ayudando a la Comunidad Latina.
* Asegurese de darles la fecha y ubicacion – Mayo 18, en Reba Place Church, en Custer y Madison.

Articulos que han sido Buenos:para ninos: juguetes, ropa, y clases, Certficados de regalo para cines, tiendas, y restaurants. Actividades como un paseo de fin de semana, boletos para evento deportivo. Articulos para la casa, como DVDs, Aspiradoras, de sonido ( boom box), Yservicios, como Estetica, lavado de auto, y cambio de aceite.

Ideas si Ud no puede imaginarse preguntas a los negociantes para que donen:

1. Preguntele a su esposa/companero si pudiera ayudarle a solicitor donaciones.
2. Tiene Ud una aptitude especial que pudiera donar? (cuidado de ninos, alimentos, leccioness). Asegurese de llenar un “Certificado de regalo de Puerta Abierta” por lo que haya sido donado. (Nuevo este ano, y esta en el Boletin informativo).
3. Piense en regalar algo ya regalado, como regal0s de ninos, or articulos grandes pero en buenas condiciones. Maria tiene que aprovar todos los articulos usados.
4. Simplemente pregunte y sea creativo. Pueda que Ud trabaje en una oficina que pueda donar servicios de Impuestos, o una firma legal que pudiera donar la ejecucion de un testamento.
   

Por favor NO COMPRE ARTICULOS o TARJETAS DE REGALO. El objetivo es que Ud no gaste dinero, pero que consiga articulos donados. Si Ud quisiera escribir un Cheque como donacion, por favor haganos saber con una nota que se hara en vez de proveer un articulo para la Subasta. Nosotros muy carinosamente pondremos el dinero en el Fondo para Becas.

DESCRIPCION DE ARTICULOS y certificados de regalo deben ser entregados a mas tardar el 18 de Abril. Los articulos deben ser traidos a la escuela el dia Viernes, 16 de Mayo. Entregar las descripciones tan pronto como sean completadas. Formas seran puestas en el Boletin Informativo (Cartas de Donacion de Maria, Certificados de Regalo en blanco, y hojas para descripcion de Articulos Donados).

Para preguntas o si necesita mas ayuda, contacte Natalie Izquierdo-Tsagaroulis (Mama de Olivia y Julia) por telefono 847-778-8443 or por correo electronico natalie@tsagaroulis.com. Todavia necesitamos 2 or 4 personas para algunos comites, si pueden ayudar haganos saber.
Muchas Gracias

Auction tips

Puerta Abierta Annual Subasta - Sunday, May 18th 2008
Location: Reba Place Church (3 blocks south of School)

We ask families to find 3 items to be auctioned off. Here are some tips for finding donations, so that you do NOT buy items to donate to the auction.

Things to make it easy:

1. Choose a business that you regularly frequent. If the owner/manager recognizes you, they are likely to be receptive. If your child takes lessons, ask those businesses. Try businesses close to Puerta Abierta. They will be receptive because our families frequent those establishments.
2. Go in person at a time that won’t be too busy. For restaurants, 3pm-5pm works well.
3. Ask for manager or owner, they can authorize donations.
4. Start NOW. Many non-profits in Evanston hold auctions earlier than ours. We need to reach businesses before others.
5. Check map posted at school to avoid duplicating businesses.
6. Bring attached letter, to provide credibility. Leave that with donation amount, date, and signature if you get a donation on the spot. Or leave that with name & phone#/email address so they can reach you directly. Some businesses may not have formal gift certificates, bring one of our blank ones (found on the bulletin board).
7. If you don’t get an answer on the spot, get a date to follow up. Call them if you don’t hear back.
8. Be generous in your thanks.
9. As soon as you request a donation (whether answer is yes/no or maybe), mark the business on the map, so we don’t duplicate. If you need help following up, please let Michelle or Tracie know.
10. Please get a menu or brochure from the business that donated, This will help with marketing.
    

Sample Exchange: Emphasize the Bold

Hi, I am “Your Name” and I am a volunteer for Puerta Abierta preschool. We are a spanish and english bilingual preschool located in the Hemenway Church on Chicago Ave and Main. I am here because we hold a silent auction in the spring to help us raise scholarship funds. Over one-third of our students qualify for financial assistance and all the money raised at the auction goes to student scholarships. Would you be able to donate something that could be auctioned off?

** Stop & pause. No need to fill silence. Often, this may be all you have to say to get the donation. **

Benefits for businesses to donate:

• If location is close to school, emphasize our location. Puerta Abierta families are their customers.
• Mention that you will write up a 1-2 sentence description of the business that parents will see.
• Mention that they would be supporting/reaching out to the Latino community.
• Be sure to share the date and location - May 18th at Reba Place Church (Custer & Madison)
  

Items that have done well: Kid’s toys, clothes, and classes. Gift certificates to movies, shops, and restaurants. Activities, such as weekend getaways, and tickets to sporting events. Household items like dvds, vacuums, and boom boxes. And services, for example a spa, or car wash, and oil changes.

Ideas if you can’t imagine asking businesses for donations:

1. Ask your spouse/partner if they would help ask businesses?
2. Do you have a special skill you can donate? (Childcare, food, lessons) Be sure to fill out a “Puerta Abierta Gift Certificate” for the item. (New this year & on the school’s bulletin board).
3. Think about “re-gifting” of kid’s related items, or used large items that are still in excellent condition. Maria has to approve all used items.
4. Just ask, and be creative. Maybe you work in an office that can donate tax services. A law firm may donate the preparation of a will.
   

Please DO NOT BUY ITEMS or GIFT CARDS. The goal is that you do not spend money, but rather, find donated items. If you would rather write a donation check, please tell us via a note that this is instead of providing item for the auction. We will gladly put your money towards the scholarship fund.

ITEM DESCRIPTIONS and gift certificates are due by April 18th. The actual items are brought to school Friday May 16th. Turn in descriptions as soon as they are completed. Forms will be posted on the bulletin board (Maria’s donation letter, blank gift certificates, item description write-up).

For questions or if you need more help, contact Michelle Mehlis (Karlo & Lena Papa’s mom) at desmacmusic@yahoo.com or 847-475-2930, or Tracie Pape (Chance’s mom) at tracieo@sbcglobal.net.

We still need 2-4 more people on the donation solicitation committee, if you can help let us know. Thank You